Pokud je kapacita sociální služby plná, může být zájemce zařazen do pořadníku. Před tím sociální pracovník zjišťuje, zda zájemce patří do cílové skupiny a jestli služba odpovídá jeho potřebám.
V některých případech stačí rozhovor se sociálním pracovníkem, jinde je nutné vyplnit formulář. Když se uvolní místo, rozhoduje nejen pořadí v seznamu, ale i další faktory – například jak naléhavě zájemce službu potřebuje, nebo (u terénních služeb) místo, kde má být péče poskytována.
Poskytovatelé by měli pořadník pravidelně aktualizovat a informovat zájemce o případných změnách či dalším postupu.